L’Office Polonais de Tourisme - Poland Convention Bureau a rejoint Thailand Convention & Exhibition Bureau et Seoul Tourism Organisation en tant que partenaire de l'enquête exhaustive de l'UIA sur l'impact du COVID-19 sur les Réunions d'Associations Internationales, menée de mars à octobre 2021 auprès de 25.000 associations internationales dans le monde.
La pandémie COVID-19 a eu un impact considérable sur l'industrie mondiale des voyages et des réunions et sur le comportement des associations internationales en matière de réunions. L'Etude spéciale de l'UIA 2021 - COVID-19 Impact on International Association Meetings - vise à étudier cet impact et à en déterminer les conséquences. L'Enquête tentera de déterminer les changements d'approche des associations lors de la planification et de l'organisation de leurs événements internationaux : l'évolution de leurs besoins, de leurs attentes et de leur approche technologique.
L'équipe de l'UIA décrira, sous forme de texte, graphiques et tableaux, la manière dont les associations font face aux conséquences de l'impact de la pandémie et les domaines de préoccupation des associations, en se concentrant principalement sur leurs activités de réunions : traitement des événements annulés et/ou modifiés dans leur forme (en ligne/hybride), perspectives de rétablissement des programmes en personne, défis technologiques, rôle des médias sociaux, impact économique sur l'avenir des associations, leurs attentes dans une relation avec les Bureaux des Congrès, etc.
Plus de 25 000 organisations figurant dans l'Annuaire des Organisations Internationales de l'UIA et connues pour avoir organisé des réunions ou des événements internationaux, sont invitées à participer. Chaque association recevra un identifiant individuel lui permettant de répondre à une enquête comportant 19 questions – dont 15 à choix multiples. En outre, l'enquête sera accessible au public sur le site web de l'UIA (https://uia.org/publications/meetings-survey).
"Les enquêtes de l'UIA sont les plus importantes enquêtes portant sur le comportement en matière de réunions des divers types d'associations internationales (...). Les taux de participation élevés font des enquêtes de l'UIA une source d'information indispensable pour toutes les branches impliquées dans l'industrie des réunions. L'UIA contacte les associations en envoyant des invitations par la poste à 15.000 organisations, ainsi que 25.000 invitations mensuelles par courrier électronique. Atteindre un si grand nombre d'associations internationales est un défi majeur. Pour l'enquête 2021 et le rapport, l'UIA bénéficie du soutien de ses sponsors Thailand Convention & Exhibition Bureau, Seoul Tourism Organization et l’Office Polonais de Tourisme - Poland Convention Bureau", a déclaré Clara Fernandez Lopez, responsable des relations extérieures de l'Union des Associations Internationales et membre du Conseil Exécutif de la Fondation de la Bibliothèque Internationale des Jeunes.
La dernière édition de l'Enquête a eu lieu en 2020. Elle a révélé que 82 % des personnes interrogées organisent au moins une grande réunion internationale tous les trois ans. 44 % de ces associations tiennent leurs réunions chaque année. 54% des réunions ont une durée de deux à trois jours.
L'enquête a montré qu'en 2020, 41 % des associations qui ont répondu n'offraient pas de possibilité de participation à distance à leurs réunions. 21% n'envisageaient pas du tout d'options de participation à distance. L'UIA s'attend à ce que l'Enquête à venir montre un changement dans ce comportement.
" L’Office Polonais de Tourisme, ainsi que Poland Convention Bureau opérant au sein de ses structures, sont membres de l'UIA depuis une décennie. C'est le bon moment, non seulement pour célébrer cet anniversaire, mais aussi pour contribuer à l'élaboration d'une enquête complète qui fera progresser le secteur des réunions mondiales. Du point de vue d'une organisation de gestion des destinations, je suis particulièrement intéressé par l'évolution de l'attitude des associations en matière de coopération avec les bureaux des congrès. En 2020, pas moins de 33 % des associations internationales participant à l'enquête ont admis qu'elles ne connaissaient pas encore les services gratuits offerts par un bureau des congrès, et seulement 12 % avaient déjà utilisé les services en question. Selon les prévisions de l'UIA, la formule de plus en plus orientée vers le virtuel pour les réunions et les événements en 2021 entraînera un besoin accru de soutien technique et montrera un intérêt croissant pour les partenariats avec les Bureaux des Congrès. Nous sommes préparés à ce scénario. Notre secteur s'est instantanément adapté à la nouvelle réalité, en introduisant des solutions permettant d'organiser des événements de grande qualité, qui sont non seulement sûrs, mais aussi technologiquement avancés. Des studios dédiés facilitent le processus d'organisation d'événements hybrides et de plus en plus d'agences se spécialisent dans les services professionnels connexes. Les contrôleurs vidéo, les opérateurs du son, les opérateurs de console d'éclairage et les caméramans travaillent tous à la diffusion d'émissions en direct. L'offre #VirtualEvents du groupe MTP basé à Poznan, les studios du Centre de Congrès ICE de Cracovie et du Centre de Conférence de Lublin ne sont que quelques exemples parmi tant d'autres. En d'autres termes, COVID-19 a accéléré un phénomène dont on parle depuis longtemps, à savoir le mélange du online et du offline. Le temps est venu de reconnaître les points positifs du changement imposé par la pandémie et de commencer à tirer parti de son potentiel. C'est précisément ce qui se passe actuellement en Pologne ! En tant qu’Office Polonais de Tourisme – Poland Convention Bureau, nous voulons nous assurer que ces messages atteignent le public le plus large possible. Notre partenariat avec l'UIA nous offre précisément cette possibilité", a déclaré Aneta Ksiazek, directrice du Poland Convention Bureau.
Le Rapport sur l'impact de COVID-19 sur les Réunions d'Associations Internationales sera publié le 18 novembre 2021 lors de la réunion annuelle des Membres Associés de l'UIA à Prague et sera mis gratuitement à la disposition du public sur le site web de l'UIA en trois langues: anglais, français et espagnol. L'UIA espère que la prochaine Enquête révélera les domaines dans lesquels les associations et l'industrie peuvent coopérer afin de redéfinir les événements et de faire des congrès, réunions, conférences, etc. un succès pour tous - l'association, les délégués et par conséquent pour la destination.
En tant qu'institut de recherche et centre de documentation, l'UIA recueille et diffuse depuis plus de 100 ans des informations sur le marché des rencontres internationales des organisations à but non lucratif et des organisations mondiales, ainsi que sur les orientations et les tendances de leur évolution.
Le 10 mai 2020, l'UIA a publié la 61-ième édition du Rapport Statistique sur les Réunions Internationales 2020. Couvrant les données de 2019, le classement des destinations de réunions a indiqué que la Pologne avait progressé par rapport à l'année précédente.
www.pot.gov.pl/en/poland-convention/news
L'UIA publie le Rapport Statistique annuel des Réunions Internationales sur base des données recueillies sur les réunions répondant aux quatre critères suivants : elles durent trois jours, elles rassemblent au moins 300 participants, au moins cinq nationalités sont représentées et au moins 40 % des participants sont originaires de pays autres que le pays hôte.
